专注展会设计搭建21年
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成熟参展商在参展前的展会准备流程
发布时间：2020-08-31 10:40 | 作者： 网络 | 来源：
参加各类展销会、博览会是出口商拓展贸易的重要渠道。在确定参展和开展的这段时间里，企业该准备些什么，有什么值得注意的事项呢。
参展前准备工作
【第一步】
酒香也怕巷子深
“只是因为在人群中多看了你一眼，从此没能忘掉你容颜。”过目难忘，对人如此，作为企业形象窗口的展位，同样也需如此。
一家外贸工厂，主要生产各类女式皮鞋。此前已经参加过两届义博会，一届春季广交会。第一次参展时，由于没有经验，认为就是展示产品，所以就把产品摆在展位上了事。结果除了老客户，很少有采购商会在展位上停留。第二次参展时，展位被稍加装饰，至少一眼看去有别于两旁的展位，效果较为理想。第三次参展时，多花了些精力，将展位布置得像个精品鞋店，反响最好，不止吸引了采购商，甚至吸引了不少工作人员、参展商过来询问是否零售。
“展会上展位密集，同类别企业集聚，要想让客户在自己的展位上多逗留一会，展位装修就很有必要。”不过在此之前，企业要先弄清楚会展方能提供哪些展具，会展方对展位装修的限制条件等事项。了解清楚后，企业应按照产品特性设计展位。就以皮鞋为例，企业可加强鞋柜颜色与鞋子的对比度，增加射灯以提升皮质光泽度和时尚感。
不过值得注意的是，企业进场布展时间较短，通常在开幕前几天，因此布展前不仅要协调本公司人员的时间，还要加强对会展现场电工等工作人员的沟通工作，以免耽误进度。“另外，企业还可印制一些精美的宣传册，在现场分发给采购商。”为了增加前来展位咨询的客户的印象，企业还可准备茶叶、咖啡、矿泉水、零食、小礼物等物品。不过前提是工作人员自己忍得住嘴馋，别在展会上吃东西，以免影响企业形象和专业性。
【第二步】
广发英雄帖
展会布置前期工作准备得差不多了，那么企业就可以向客户广发“英雄帖”了。“邀请客户参加展会，一方面可以向客户展示新产品，另一方面也是增加和客户的交流机会，将之前电话、邮件、网络交流方式变为面对面交流，增进双方了解。”据调查，采购商光顾那些曾经在展会前寄过邀请函的企业展位，比参观其他公司的展位机会大4倍。
因此，有意识地邀请客户参加展会很有必要。在展会前一个月，企业就可以开始向老客户和潜在客户发邀请函了。其中，邀请函的内容中需注明展会的名称、时间、参展人员及联系方式、公司的展位号、产品信息，尤其是新产品。最好附上展位图，标明企业所在展馆、展位号，甚至还可以画出从门口到展位的路径图，方便客户寻找。
不过也不是发一遍邀请函就能一劳永逸。企业可进行参展倒计时，在离展会开幕前半个月，企业可以选择向大客户和将重点发展的客户再发一遍邀请函，内容只需稍加修改即可。
“在此期间，工作人员可制定客户资料表格，对有回复的客户，或者明确表示将参加展会的客户要登记在册，向他们确定出发时间、采用何种交通方式、住宿、届时参加展会时所使用的联系方式等信息。”将这些信息保存好，以便联系客户。如有需要，还可给大客户提供接机、酒店预订等服务。
【第三步】
加强人员培训
“有客户询问，第一句话应该怎么说?”、“展位上客户太多，忙不过来，怎么办？”、“对于索要资料的人怎么办？”……企业参展，工作人员发挥得怎么样，将直接影响到企业参展效果。因此，事先对参展工作人员进行培训至关重要。
一家外贸公司的老业务员在带领新业务员时，新业务员经常问的问题就是如何跟客户聊天。“看到有客户进来，很多业务员一开口就是需要什么，随便看一下。一般这么说，如果没有客户很感兴趣的东西，他随便看几眼就走了，连交流的欲望都没有。”所以第一句话很重要。
客户是“聊”出来的。业务员在见到客户时可先观察客户的外表，看他目光看向何处，他和身边人的言行，然后再开口，可先聊客户身边的东西，或者从他看的产品的性能聊起。“客户是上帝，但也没必要认为他高人一等，可以先从交朋友的心态聊起，轻松切入话题。”当客户较多时，可以先提供宣传册、茶水等物品安排其他的客户先休息，保持礼貌，不要人一多就乱了阵脚，东一句西一句的回答客户。
除了训练业务员的交流能力，还要提升其辨别能力。“都说知己知彼，方能百战百胜。因此，展会上也会有不少竞争对手来探行情。他们或许会以客户的身份来索要资料，查看产品和展位设计。”一般真正的客户上门，会主动递交名片、交换联系方式，而如果是竞争对手，则一般不会留下个人信息。这时，业务员可主动向对方索要名片或电话号码，如果对方拒绝提供，业务员也可婉拒提供其宣传资料。另外，还需注意保护产品，谨防对方拍照。
参展注意事项
保护自身知识产权
参展是企业扩宽贸易面的有效渠道之一，不过其内在风险也不可忽视。其中之一就是产品被仿制。“展会是展示企业新产品的好时机，这个时候，客户下单的可能性较大，但被竞争对手模仿的机会也很大。”
在参加春季广交会时，结合几款当时流行元素的新款式。当时，客户询问度较高，之后，有意向下单的客户也比较多。但由于是新开发的款式，相比之前的老款式，报价较高。展会结束后，业务员对之前的意向客户进行跟踪回访时却发现，他们的成交意向并不大。客户的理由是报价太高。“之后才发现，有另外几家工厂出了相似的款，但报价比我们低一截，成功地把客户吸引走了。”所以参加展会时比较矛盾，一方面想用新品争取客户，另一方面又怕自己辛苦研发出的新产品被同行仿制。
产品被仿制在展会上较为普遍，这个问题被诟病已久。“这个时候，企业要充分利用法律武器，保护自身的合法利益。”《展会知识产权保护办法》规定，企业在参加展览、展销会、博览会时，不得侵犯其他企业、组织和个人的商标、专利等知识产权。如果发现以上状况，被侵犯企业可向有关部门提出申诉。不过前提是，企业要为自己的产品申请专利，懂得利用法律维权。
谨慎选择运输公司
“鞋子怎么压扁了，鞋子上的金属装饰怎么掉了。”在参加广交会时，由于需到外地参展，参展样品等物品需托运。而选择的物流公司却不靠谱，不仅到货时间大大逾期，托运的货物质量也出现了问题。“一些公司由于样品等较多，需要通过运输公司解决，这里提个醒，选择物流公司需谨慎。”
建议尽量选择正规的物流、运输公司托运，在此之前需签订合同，规定数量、托运物件、时间等信息，并注明如出现延期，物件损坏等问题时该如何解决。特别需注意的是，千万别因为贪便宜而随便选择路边拉货的车，因为只有口头承诺，缺乏合同保障，很可能会遭遇货物被掉包，或损坏质量，多收费用的风险。一旦出现问题，缺乏有效依据，事情将很难得到解决。
马腾展览，10年专注营销型展览展台设计搭建、提供专业个性化的展览营销方案。50+名展览设计师、国内四家直属工厂，全球数十家一级合作展览工厂，涵盖专业展览设计搭建。成立优秀技术环保团队。超50家展会特约指定特装搭建商，用我们的专业技术，近乎苛刻的制作工艺流程，帮展商提高展会效果与性价比，让您的企业展台在会展上大放光彩！全国统一免费咨询热线：400-060-3606
参展前准备工作
【第一步】
酒香也怕巷子深
“只是因为在人群中多看了你一眼，从此没能忘掉你容颜。”过目难忘，对人如此，作为企业形象窗口的展位，同样也需如此。
一家外贸工厂，主要生产各类女式皮鞋。此前已经参加过两届义博会，一届春季广交会。第一次参展时，由于没有经验，认为就是展示产品，所以就把产品摆在展位上了事。结果除了老客户，很少有采购商会在展位上停留。第二次参展时，展位被稍加装饰，至少一眼看去有别于两旁的展位，效果较为理想。第三次参展时，多花了些精力，将展位布置得像个精品鞋店，反响最好，不止吸引了采购商，甚至吸引了不少工作人员、参展商过来询问是否零售。
“展会上展位密集，同类别企业集聚，要想让客户在自己的展位上多逗留一会，展位装修就很有必要。”不过在此之前，企业要先弄清楚会展方能提供哪些展具，会展方对展位装修的限制条件等事项。了解清楚后，企业应按照产品特性设计展位。就以皮鞋为例，企业可加强鞋柜颜色与鞋子的对比度，增加射灯以提升皮质光泽度和时尚感。
不过值得注意的是，企业进场布展时间较短，通常在开幕前几天，因此布展前不仅要协调本公司人员的时间，还要加强对会展现场电工等工作人员的沟通工作，以免耽误进度。“另外，企业还可印制一些精美的宣传册，在现场分发给采购商。”为了增加前来展位咨询的客户的印象，企业还可准备茶叶、咖啡、矿泉水、零食、小礼物等物品。不过前提是工作人员自己忍得住嘴馋，别在展会上吃东西，以免影响企业形象和专业性。
【第二步】
广发英雄帖
展会布置前期工作准备得差不多了，那么企业就可以向客户广发“英雄帖”了。“邀请客户参加展会，一方面可以向客户展示新产品，另一方面也是增加和客户的交流机会，将之前电话、邮件、网络交流方式变为面对面交流，增进双方了解。”据调查，采购商光顾那些曾经在展会前寄过邀请函的企业展位，比参观其他公司的展位机会大4倍。
因此，有意识地邀请客户参加展会很有必要。在展会前一个月，企业就可以开始向老客户和潜在客户发邀请函了。其中，邀请函的内容中需注明展会的名称、时间、参展人员及联系方式、公司的展位号、产品信息，尤其是新产品。最好附上展位图，标明企业所在展馆、展位号，甚至还可以画出从门口到展位的路径图，方便客户寻找。
不过也不是发一遍邀请函就能一劳永逸。企业可进行参展倒计时，在离展会开幕前半个月，企业可以选择向大客户和将重点发展的客户再发一遍邀请函，内容只需稍加修改即可。
“在此期间，工作人员可制定客户资料表格，对有回复的客户，或者明确表示将参加展会的客户要登记在册，向他们确定出发时间、采用何种交通方式、住宿、届时参加展会时所使用的联系方式等信息。”将这些信息保存好，以便联系客户。如有需要，还可给大客户提供接机、酒店预订等服务。
【第三步】
加强人员培训
“有客户询问，第一句话应该怎么说?”、“展位上客户太多，忙不过来，怎么办？”、“对于索要资料的人怎么办？”……企业参展，工作人员发挥得怎么样，将直接影响到企业参展效果。因此，事先对参展工作人员进行培训至关重要。
一家外贸公司的老业务员在带领新业务员时，新业务员经常问的问题就是如何跟客户聊天。“看到有客户进来，很多业务员一开口就是需要什么，随便看一下。一般这么说，如果没有客户很感兴趣的东西，他随便看几眼就走了，连交流的欲望都没有。”所以第一句话很重要。
客户是“聊”出来的。业务员在见到客户时可先观察客户的外表，看他目光看向何处，他和身边人的言行，然后再开口，可先聊客户身边的东西，或者从他看的产品的性能聊起。“客户是上帝，但也没必要认为他高人一等，可以先从交朋友的心态聊起，轻松切入话题。”当客户较多时，可以先提供宣传册、茶水等物品安排其他的客户先休息，保持礼貌，不要人一多就乱了阵脚，东一句西一句的回答客户。
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在参加春季广交会时，结合几款当时流行元素的新款式。当时，客户询问度较高，之后，有意向下单的客户也比较多。但由于是新开发的款式，相比之前的老款式，报价较高。展会结束后，业务员对之前的意向客户进行跟踪回访时却发现，他们的成交意向并不大。客户的理由是报价太高。“之后才发现，有另外几家工厂出了相似的款，但报价比我们低一截，成功地把客户吸引走了。”所以参加展会时比较矛盾，一方面想用新品争取客户，另一方面又怕自己辛苦研发出的新产品被同行仿制。
产品被仿制在展会上较为普遍，这个问题被诟病已久。“这个时候，企业要充分利用法律武器，保护自身的合法利益。”《展会知识产权保护办法》规定，企业在参加展览、展销会、博览会时，不得侵犯其他企业、组织和个人的商标、专利等知识产权。如果发现以上状况，被侵犯企业可向有关部门提出申诉。不过前提是，企业要为自己的产品申请专利，懂得利用法律维权。
谨慎选择运输公司
“鞋子怎么压扁了，鞋子上的金属装饰怎么掉了。”在参加广交会时，由于需到外地参展，参展样品等物品需托运。而选择的物流公司却不靠谱，不仅到货时间大大逾期，托运的货物质量也出现了问题。“一些公司由于样品等较多，需要通过运输公司解决，这里提个醒，选择物流公司需谨慎。”
建议尽量选择正规的物流、运输公司托运，在此之前需签订合同，规定数量、托运物件、时间等信息，并注明如出现延期，物件损坏等问题时该如何解决。特别需注意的是，千万别因为贪便宜而随便选择路边拉货的车，因为只有口头承诺，缺乏合同保障，很可能会遭遇货物被掉包，或损坏质量，多收费用的风险。一旦出现问题，缺乏有效依据，事情将很难得到解决。
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